Pada artikel sebelumnya kita telah membahas mengenai definisi dari internal control, Filosofi Modern Kontrol Internal (Internal Control), Strong Internal Control (Kontrol Internal Kuat) Versus Weak Internal Control (Kontrol Internal Lemah) serta Tipe Kontrol Internal (Internal Control) (baca artikel kami sebelumnya Pengenalan Kontrol Internal Perbankan (Internal Control) )
Untuk dapat bisa berjalan dengan efektif, internal control memiliki karakteristik yang dapat kami jabarkan sebagai berikut:
Characteristics of Internal Control
- Timeline dalam artian kontrol harus tepat waktu, misalnya dalam dunia perbankan Jika secara atruan verifikasi transaksi harus dilaksanakan H + 1, maka hal tersebut harus dijalankan secara disiplin tidak boleh ditunda)
- Economy dalam artian mencapai hasil yang diinginkan dengan biaya minimum dan efeksamping yang rendah, benefit harus lebih besar dari cost)
- Accountabillity artinya dapat diminta pertanggungjawaban. Sebagai contoh adalah paraf yang diberikan pada slip transaksi
- Placement yang artinya diterapkan pada saat yang paling efektif
- Flexibility adalah keadaan yang dapat berubah sewaktu-waktu, mengikuti aturan
- Cause Identification artinya kontrol tidak hanya mengidentifikasi masalah tetapi juga penyebabnya
- Appropriateness artinya kontrol harus layak, tidak melebihi syarat
- Problems with controls artinya apa saja masalah yang terkait dengan kontrol.
Means of Internal Control
- Organization (struktur organisasi harus memadai, jobs description harus ada, kewenangan dan tindak lanjutnya harus jelas, ada limit kewenangan sesuai jabatan. Prinsipnya jangan ada yang memegang transaksi dari A – Z karena hal ini sangat riskan terhadap fraud
- Policies (kebijakan-kebijakan harus jelas dan tertulis serta dikomunikasikan /disosialisasikan kepada semua pegawai, sesuai hukum dan aturan yang berlaku)
- Procedures (sarana untuk melakukan aktivitas tersedia)
- Personel (integritas, kompetensi, dan training). Kompetensi harus diikuti dengan integritas dan diperlukan training yang berkelanjutan.
- Accounting (sarana untuk kontrol keuangan pada aktivitas dan sumber daya)
- Budgeting (pernyataan hasil-hasil yang diharapkan dinyatakan dalam bentuk numeric). Target dan rencana kerja
- Reporting (tepat waktu, akurat, bermakna, ekonomis digunakan dalam mengambil keputusan)
Alasan Kenapa Internal Control Tidak Bekerja
- Apathy (pegawai yang menjalankantidak berminat / tidak bergairah)
- Fatigue (lelah) contohnya : Terlalu banyak nota yang diposting oleh teller, terlalu banyak nota yang diverifikasi verifikator, dll
- Executive Override (pegawai tidak mengindahkan sarana kontrol / pimpinan atau kepala cabang menolak sarana kontrol). Sebagai contoh banyak ditemukan Kepala cabang yang melakukan fraud dengan menggunakan password bawahan.
- Complexity (terlalu banyak aturan sehingga tidak mempunyai kesempatan untuk membuat terobosan yang baik)
- Communication (kontrol ada tetai tidak dikomunikasikan/disosialisasikan)
- Afficienci Aspect (karena kendala biaya sehingga kontrol dihilangkan)
Internal Control yang berlebihan
Kontrol yang berlebihan sama buruknya dengan kontrol yang terlalu lemah. Kontrol yang restriktif dapat melumpuhkan kinerja dan inisiatif
- Terlalu ketat (kaku)
- Terlalu komplek
- Terlalu umum
- Terlalu stereotif
- Menyesatkan
Internal Control Technique
- Division of duities (segregation of duties) artinya terdapat pemisahan fungsi adminsitratif, operasional dan penyimpanan. Teller tidak boleh merangkap customer sevice dan sebaliknya, kolektor tidak boleh merangkap bagian pembukuan.
- Dual cotrol artinya pengecekan kembali oleh petugas dari unit yang berbeda (unit independen) atas suatu pekerjaan yang telah dilakukan petugas sebelumnya
- Dual custody / joint custody artinya adanya sistem pemegang kunci lebih dari 1 orang
- Mandatory Vacation artinya adanya pelaksanaan cuti yang teratur oleh pegawai sehingga digantikan oleh pegawai lain demiberjalannya internal control. Oleh karena itu jadwal cuti sudah disusunsejak awal tahun. Banyak kasus fraud karena petugas yang tidak pernah cuti.
- Number Control yaitu adanya pre numbered (nomor urut) untuk semua jenis formulir transaksi dan surat-surat berharga, sehingga jika ada pemalsuan dapat dilacak.
- Outside activities of Bank Personal yaitu larangan untuk aktivitas pekerjaan diluar kantor yang mebawa dampak/beban in-eficiency terhadap bank
- Rotation of Duty Assignment yaitu adanya mutasi yang teratur untuk seiap petugas, sehingga memberikan kesempatan kepada petugas untuk menguasai bidang lainnya dan untuk menghindari kemungkinan penympangan / manipulasi secara terus menerus
- Independent Balancing yaitu adanya check & balancing untuk meyakini kebenaran/kecocokan saldo buku besar dengan rinciannya
pada artikel selanjutnya kami akan mencoba membahas mengenai internal control model serta sistem pengendalian internal. Semoga anda mendapatkan manfaat dari artikel Kontrol Internal Perbankan – Internal Control
