Untuk saat ini kami berharap gambaran Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) harus telah lebih jelas karena kami berharap anda sudah membaca artikel sebelumnya yaitu Alasan Perlunya Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) dan Membuat Kondisi Agar Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) Sukses. Mari sekarang kita pelajari secara lebih detil bagaimana mengadakan diskusi Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) yang efektif dengan bawahan anda.
Model Untuk Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) Yang Efektif
Dibawah ini langkah-langkah yang sudah terbukti yang dapat anda ambil untuk mendapatkan pengalaman yang lebih positif, bagi anda dan bawahan anda pada proses Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) .
1. Rencanakan Pertemuan Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)
- Review kriteria untuk penilaian. Ini adalah goals and performance standar (dan prioritasnya) yang telah sama-sama disetujui pada permulaan tahun. Ini dapat juga memuat deskripsi pekerjaan dan tugas-tugas khusus yang diberikan sepanjang tahun bersangkutan.
- Jadwalkan pertemuan. Informasikan pada bawahan mengenai Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) yang akan datang dan menetapkan waktu dan tanggal yang paling baik.
- Minta bawahan untuk mempersiapkan diri. Minta bawahan mereview sebelumnya tujuan dan standar yang telah ditetapkan, menambahkan tujuan baru yang mungkin timbul sepanjang tahun bersangkutan, mereview prioritas tujuan, dan bila perlu, minta mereka menilai kinerja mereka sendiri terhadap tiap tujuan.
- Lakukan penilaian tertulis. Nilai kinerja bawahan berdasarkan apakah tujuan-tujuan dilampaui, dicapai atau tidak tercapai, dan mengapa. Buat ringkasan tentang apa yang telah dicapai, kekuatan, bidang-bidang pengembangan, rencana-rencana untuk pengembangan dan aspirasi karir.
- Minta masukan dari atasan anda tentang penilaian tersebut. Pastikan bahwa anda dan atasan anda setuju tentang penilaian itu sebelum anda bertemu dengan bawahan anda untuk diskusi Penilaian Kinerja (Performance Appraisal).
- Persiapkan pendekatan yang efektif untuk diskusi tersebut. Pergunakan pendekatan yang dapat menimbulkan dialog agar karyawan dapat ikut terlibat sehingga merasa hasil diskusi Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) adalah milik mereka. Ini juga membantu menghasilkan diskusi yang produktif untuk mengantisipasi reaksi bawahan terhadap feedback anda dan agar anda dapat menyiapkan jawaban anda. Namun bila selama ini anda telah melakukan coaching dengan baik, biasanya tidak ada reaksi terhadap feedback anda saat ini. Akhirnya, berikan waktu yang cukup untuk membicarakan semua bidang secara keseluruhan.
2. Memulai Diskusi Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)
- Sambut bawahan anda dengan suasana yang santai. Salah satu cara yang dapat anda lakukan untuk ini adalah memulai dengan obrolan kecil yang santai.
- Katakan tujuan dan proses dari pertemuan tersebut. Tujuannya tentu saja untuk mereview kinerja yang telah lalu dan mendiskusikan cara untuk memperbaiki kinerja tersebut. Proses pertemuan, atau bagaimana penilaian ini akan dilakukan adalah komunikasi 2 arah.
- Review tujuan dan standar yang telah ditetapkan bersama dan tugas khusus yang diberikan selama tahun tersebut.
3. Menekankan Pada Pencapaian Dan Kekuatan.
- Gambarkan kinerja yang menonjol dengan istilah yang khusus. Ini berpengaruh paa komunikasi dengan bawahan anda bahwa anda perduli dengan kinerjanya dalam usaha anda untuk mengetahui secara persis apa yang telah dia kerjakan dengan baik.
- Tunjukan bagaimana kinerja bawahan anda tersebut mempengaruhi anda, karyawan lain diperusahaan dan nasabah. Ini membuat bawahan anda dapat lebih menghargai bagaimana kinerjanya telah menyumbang kepada “organisasi yang lebih besar”. Ini akan menimbulkan perasaan bahwa dirinya penting.
- Dorong bawahan anda untuk berbagi dengan anda tentang bagaimana kinerja seperti itu dapat dicapai dan apa yang memotivasinya. Membuat bawahan anda berpikir dengan cara ini dapat membuatnya lebih menyadari apa yang telah dia lakukan dengan baik dan lebih memungkinkan dia akan mengulanginya lagi. Ini juga memungkinkan anda memahami pa yang anda atau organisasi telah lakukan untuk memotivasi contoh kinerja seperti itu dan untukmencontoh perilaku seperti itu.
- Berikan apresiasi/penghargaan yang tulus. Apresiasi adalah reward sederhana yang dapat berpengaruh besar. Bila reward dapat membentuk perilaku, sehingga dengan melakukannya dapat berpengaruh untuk memotivasi bawahan anda untuk mengulang kinerja baik yang telah dia lakukan.
4. Tunjukan Bidang-Bidang Yang Harus Diperbaiki
- Mendorong bawahan anda untuk mendiskusikan bidang-bidang yang harus diperbaiki. Setelah anda mendiskusikan pencapaian dan kekuatan bawahan anda terlebih dahulu, secara psikologis dia akan siap dan terbuka untuk menerima diskusi yang santai tentang bidang-bidang yang harus dia perbaiki. Memulai diskusi tentang ini dengan bawahan anda, akan lebih mudah bagi anda untuk menunjukan hasil observasi anda sendiri tentang hal-hal yang dapat diperbaiki kalau-kalau dia tidak mengemukakannya.
- Tunjukan, Dengan Cara Yang Baik, Masalah Lain yang anda temukan dan mengapa hal itu penting bagi anda. Seperti disebutkan sebelumnya, bila bawahan anda tidak menyadari beberapa permasalahan, pada kesempatan ini lebih mudah bagi anda untuk menunjukan kepadanya. Pada saat anda melakukannya, pastikan anda melakukannya dengan cara yang baik, tidak membuatnya merasa malu. Mengatakan mengapa anda merasa bahwa masalah tersebut penting untuk diperbaiki (dimana tujuaannya adalah agar dia lebih berhasil dalam mencapai tujuan-tujuannya), akan menunjukan bahwa ini adalah diskusi secara profesional bukan “menyindir secara tajam”.
- Minta, dan dengarkan dengan terbuka, alasan-alasan untuk masalah tersebut. Masalah dapat diselesaikan dengan lebih efektif bila alasan-alasan mengapa terjadi masalah tersebut dikemukakan secara terbuka. Bila bawahan anda yakin bahwa anda dengan tulus perduli terhadap kesuksesannya, akan lebih mudah menggali penyebab-penyebab masalah tersebut.
- Secara bersama setuju dengan masalah yang dikemukakan. Penting bagi bawahan anda untuk setuju dengan anda tentang apa masalah yang sebenarnya. Masalah yang dinyatakan dengan benar adalah masalah yang mudah penyelesaiannya. Dengan melakukan ini juga menimbulkan perasaan dapat menerima masalah tersebut (masalah ini memang miliknya). Masalah yang sudah dapat diterima akan lebih mudah penyelesaiannya.
5. Rencana Untuk Perbaikan.
- Bekerja bersama untuk menetapkan kemungkinan solusi terhadap masalah. Sebagai atasan, bagaimana menyelesaikan masalah mungkin mudah bagi anda. Usahakan untuk menghindari mendiktekan solusinya kepada bawahan anda. Bekerja bersama untuk merumuskan solusinya sehingga mereka bisa lebih menerimanya, dan kemungkinan untuk diselesaikanpun lebih besar.
- Minta bawahan anda memilih slusi yang terbaik. Sekali lagi, tujuan utamanya adalah merasa memiliki untuk menyelesaikan masalah. .
- Minta bawahan anda merumuskan rencana untuk menerapkan solusinya dan memonitor kemajuannya. Dengan melakukan ini akan meningkatkan kemungkinan untuk dapat menyelesaikan masalah tersebut.
6. Bahas Rencana Karir Jangka Pendek
- Mendorong bawahan anda untuk mendiskusikan seberapa puas dia dengan pekerjaanya saat ini. Beberapa orang cukup puas dengan pekerjaanyang sama untuk periode waktu yang lama. Beberapa yang lain lebih suka bisa mengerjakan berbagai jenis pekerjaan dengan waktu yang sesingkat mungkin. Cari tahu seberapa siap bawahan anda melakukan perubahan demi karirnya.
- Menunjukan pekerjaan-pekerjaan atau tugas-tugas baru yang mampu dia kerjakan dalam 1 – 3 tahun mendatang. Mengapa 1 – 3 tahun? Mengapa menggunakan orientasi sangat pendek? Alasannya adalah : kemungkinan anda masih dibagian tersebut dalam periode waktu tersebut dan perubahan organisatoris yang besar tidak mungkin terjadi dalam kerangka waktu sependek itu. Oleh sebab itu, anda mungkin lebih berpengaruh dalam membantu bawahan anda tersebut dalam melaksanakan pekerjaan atau tugas barunya.
- Mengidentifikasikan pelatihan manajemen atau teknis apa yang diperlukan untuk mendukung keberhasilan di pekerjaan/tugasnya yang baru. Sejauh mungkin anda tidak akan memberika pekerjaan baru kepada bawahan anda tanpa persiapan yang cukup untuk melaksanakannya. Anda perlu menilai keahlian teknis dan/atau manajemen apa yang diperlukan bawahan anda agar dia dapat melaksanakan pekerjaan barunya tersebut dengan baik dan anda memberikan persiapan itu padanya.
- Jangan berjanji. Tidak seorangpun dapat menjamin masa depan. Cukup katakan bahwa anda akan berusaha keras mencocokan kebutuhan-kebutuhan bawahan anda dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi.
7. Buat Penutupan
- Review apa saja yang sudah disepakati: apa yang dilakukan, kapan dan oleh siapa. Anda tidak dapat berasumsi bahwa semua yang telah didiskusikan sudah jelas. Review secara singkat akan memastikan kejelasan akan tanggung jawab dan meningkatkan kemungkinan untuk sukses.
- Membuat komentar tertulis tentang apa saja yang belum dapat diselesaikan. Bila bawahan anda belum menyetujui penilaian tingkat kinerjanya, minta dia menulis ketidak setujuannya pada formulir penilaian. Hal ini menunjukan keadilan dari sisi anda dan membuat bawahan anda merasa anda menghormati pandangannya.
- Berterima kasih pada bawahan anda karena telah bekerjasama dan yakinkan padanya akan dukungan anda. Anda menonjolkan usaha bersama yang harus terus searah pada segala usaha untuk mengembangkan bawahan anda dan membantu mereka melaksanakan tugasnya di organisasi anda baik saat ini maupun dimasa depan dengan berhasil.
Dengan artikel ini kami berharap pengunjung lebih paham mengenai cara yang tepat dalam meginformasikan penilaia kinerja
