Melakukan Validasi terhadap Transaksi Nasabah
Pada era perbankan saat ini, umumnya transaksi yang dilakukan di Front Office, seperti setoran dan penarikan tunai, pemindahbukuan, transfer, kliring, dan sebagainya telah dapat diselesaikan di Front Office secara end to end atau dari proses awal sampai akhir, dengan demikian layanan terhadap nasabah dapat dilakukan pada satu pintu, yaitu Front Office.
Dalam pelaksanaannya, pegawai Front Office selain dituntut bekerja sesuai standar layanan, juga harus melakukan pengecekan (validasij awal atas transaksi yang dilakukannya.
Proses verifikasi oleh Staf Back Office Operations pada beberapa Bank dilakukan pada hari yang sama, namun umumnya aktivitas tersebut dilakukan oleh Staf Back Office Operations pada hari selanjutnya (H+1).
Proses verifikasi dilakukan dengan membandingkan transaksi yang telah dilakukan oleh Front Office (dapat dilihat melalui laporan mutasi yang dihasilkan oleh sistem aplikasi) dengan voucher transaksi dan dokumen pendukung lainnya sesuai ketentuan Bank, antara lain ID nasabah, formulir aplikasi transaksi, spesimen tanda tangan, dan sebagainya.
Contoh:
- Staf Back Office Operations harus memastikan transaksi penarikan tunai oleh nasabah telah sesuai dan dikatakan sah apabila:
- Terdapat dokumen pendukung berupa formulir permintaan transaksi yang ditandatangani nasabah (pada sebagian besar Bank juga merupakan vouchertransaksij;
- Jumlah nominal yang tertulis pada voucher transaksi atau Warkat Bank (CekTunai) untuk penarikan tunai pada rekening Giro, sesuai dengan jumlah nominal yang dibukukan pada sistem Bank;
- Tanda tangan dan identitas Nasabah sesuai dengan spesimen tanda tangan yang dimiliki Bank;
- Proses transaksi telah sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku, antara lain sesuai limit Teller, atau telah mendapat approval pejabat (atasan) apabila melampaui limit yang diperkenankan (bukti approval umumnya tertera pada validasi transaksi yang tercetak di voucher).
Melakukan Konfirmasi atas Transaksi Nasabah/TransaksiTertentu
- Melakukan Konfirmasi atas Transaksi Nasabah/TransaksiTertentu sesuai dengan Ketentuan yang Berlaku di Masing-Masing Bank Konfirmasi atas suatu transaksi saat ini sudah dilakukan langsung oleh Staf Front Office, kecuali pada beberapa Bank, konfirmasi transaksi dilakukan oleh Staf Back Office Operations. Bank melaku- kan konfirmasi transaksi terkait Dana Pihak Ketiga kepada pihakpihak, antara lain:Kepada nasabah yang bersangkutan (jika transaksi dilaku- kan oleh perwakilan nasabah) dan Bank merasa perlu untuk meyakinkannya;
- Ke Cabang Pengelola Rekening jika transaksi dilakukan di Cabang lain (bukan Pengelola Rekening Nasabah). Tidak semua Bank memiliki ketentuan yang sama dalam menangani transaksi jenis dimaksud. Namun demikian, konfirmasi dimaksud pada umumnya dilakukan untuk memverifikasi data nasabah termasuk spesimen tanda tangan;
- Kepada pihak terkait dengan transaksi dimaksud dengan tujuan untuk melindungi nasabah dan/atau Bank dari kerugian yang mungkin akan terjadi, misalnya konfirmasi kepada pengurus perusahaan lain yang diberi kewenangan untuk melakukan transaksi keuangan atas rekening Giro Perusahaan. Konfirmasi tersebut dapat dilakukan secara lisan melalui telepon atau se- cara tertulis yang biasanya dilakukan melalui faksimili.
Dengan demikian, Bank melakukan konfirmasi transaksi dengan berbagai alasan, antara lain:
- Transaksi tidak dilakukan langsung oleh nasabah pemilik re- kening, tetapi oleh perwakilan nasabah;
- Nilai transaksi yang cukup besar atau tidak biasa dilakukan oleh nasabah;
- Transaksi antarcabang yang tidak dapat diverifikasi keabsahannya dalam hal spesimen tanda tangan;
- Kewenangan melakukan transaksi, dan sebagainya.
Staf Back Office Operations boleh mengeksekusi transaksi dana pihak ketiga dimaksud apabila telah diperoleh konfirmasi yang meyakinkan dari pihak terkait dan menangguhkan/ membatalkannya apabila konfirmasi meragukan.
Meneruskan Transaksi ke Bank Lain (Kliring)
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, transaksi setoran/ penarikan nontunai dengan menggunakan warkat Bank lain akan diproses melalui fasilitas Kliring. Transaksi yang telah dilakukan oleh Front Office, selanjutnya akan diproses ke Bank Indonesia setelah melalui proses rekonsiliasi yang dilakukan oleh Staf Back Office Operations.
Proses rekonsiliasi dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh warkat telah dibukukan ke sistem aplikasi Bank dan sistem aplikasi Bank Indonesia, dengan jumlah dan Bank tujuan yang benar.
Staf Back Office Operations akan melakukan konfirmasi ke Cabang asal transaksi jika terdapat perbedaan antara warkat dengan transaksi yangtelah dibukukan di sistem aplikasi. Staf Back Office Operations akan melakukan perbaikan seperlunya apabila diperlukan.
Menerbitkan Kartu Debet/ATM
Pada proses pembukaan rekening Giro/Tabungan, Front Office bertugas, antara lain menawarkan Kartu Debet/ATM sebagai fasilitas nasabah untuk bertransaksi tanpa harus datang ke Kantor Cabang Bank. Permintaan fasilitas Kartu Debet/ATM yang diterima oleh Staf Back Office Operations, baik secara online maupun manual melalui surat/faksimili atau sarana lain yang ditentukan Bank, selanjutnya akan diproses dengan prosedur umum sebagai berikut.
- Memeriksa keabsahan permintaan (apabila permintaan dikirimkan secara manual), misalnya pejabat yang menandatangani permintaan, sarana pengiriman yang digunakan (harus sesuai ketentuan masing-masing Bank), kebenaran data yang dikirimkan, dan sebagainya. Proses pemeriksaan tersebut tidak perlu dilakukan oleh Staf Back Office Operations apabila Bank yang bersangkutan telah memiliki sistem aplikasi online untuk pengiriman permintaan fasilitas Kartu Debet/ATM. Validasi telah dilakukan secara otomatis oleh sistem melalui penggunaan User ID pada saat peng-input-an permintaan (hanya User ID yang berwenang yang dapat meng-input permintaan).
- Meng-input data permintaan fasilitas Kartu Debet/ATM ke dalam sistem aplikasi pencetakan Kartu Debet/ATM berdasarkan data permintaan yang diterima dari Front Office atau meng-upload data permintaan Kartu Debet/ATM ke dalam sistem aplikasi pencetakan Kartu Debet/ATM yang te- lah di-input sebelumnya oleh Front Office. Data yang di-input ke dalam sistem aplikasi pencetakan kartu, sekaligus meru- pakan data untuk pencetakan PIN (Personal Identification Number).
- Mencetak Kartu Debet/ATM dan PIN, masing-masing pada mesin, tempat, dan petugas yang berbeda sebagai upaya untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan.
- Kartu Debet/ATM dan PIN yang telah dicetak, dikelompok- kan berdasarkan Cabang untuk memudahkan pengiriman. Pengiriman Kartu Debet/ATM dipisahkan dengan pengiriman PIN. Demikian pula penguasaannya di Cabang, harus dilaku- kan oleh dua pihak yang berbeda, misalnya Kartu dikuasai Customer Service, sedangkan PIN dikuasai oleh Kepala Cabang. Pada beberapa Bank, PIN bagi nasabah tidak dicetak dan dikirim dalam bentuk PN Mailer, tetapi di-create langsung oleh nasabah di Cabang pada saat pengambilan Kartu Debet/ ATM. Dalam kasus ini, Staf Operasional Back Office tidak mencetak dan mengirim PIN Mailer ke cabang-cabang.
- Sebelum Kartu Debet/ATM dan PIN Mailer dikirim ke cabang- cabang, Staf Back Office Operations harus memastikan bahwa Kartu Debet/ATM dan PIN Mailer yang dicetak telah sesuai de- ngan permintaan masing-masing Cabang dalam hal jumlah dan jenis kartu (Silver/Gold/Platinum atau Reguler/Prioritas, jika ada). Pemeriksaan dilakukan dengan membandingkan antara jumlah fisik Kartu Debet/ATM dan PIN Mailer yang te- lah dicetak dengan laporan permintaan Kartu Debet/ATM ma- sing-masing Cabang serta laporan hasil pencetakan Kartu Debet/PIN Mailer.
- Staf Back Office Operations mengirimkan Kartu Debet/ATM dan PIN Mailer ke masing-masing Cabang sesuai permintaan dan mengadministrasikan berkas serta laporan proses penerbitan/pencetakan Kartu Debet/ATM secara tertib.